Timbra è il nostro sistema di protocollo informatico e gestione documentale, che consente l'automazione dell'intero ciclo di vita della corrispondenza, sia in entrata che in uscita.
Il processo parte dall'assegnazione del numero di protocollo e delle informazioni identificative minime, procedendo poi alla classificazione e all'assegnazione alle unità operative o ai soggetti responsabili e fino ad arrivare alla successiva fascicolazione.
Il sistema è progettato per fornire il servizio in presenza di più aree organizzative (AOO).
Timbra ha un sistema integrato per la gestione della posta elettronica, che consente di protocollare le email ricevute ed inviate.
L'applicazione web consente di pilotare direttamente lo scanner dell'utente per importare la corrispondenza cartacea di qualsiasi formato.
Ogni documento viene protocollato e timbrato con il numero di protocollo, ed è inoltre è possibile stampare un barcode sul documento per importazioni massive.
I documenti, una volta protocollati, potranno essere smistati agli uffici o alle singole persone. Lo smistamento potrà avvenire per competenza, per informazione o per ridistribuzione. Il documento originale e la copia convertita in formato pdf, verranno archiaviati su un sistema di Gestione Documentale. Per ogni documento protocollato è prevista la possibilità di allegare dei file e di associare documenti già presenti in archivio.
Timbra è integrato con LegalBunker, soluzione per la Conservazione Digitale di Imaging Group.
