Consulenza gestione documentale

Ti accompagniamo nella digitalizzazione e nell’organizzazione dei processi documentali.
Un servizio specializzato di consulenza

Per la gestione corretta dei tuoi documenti aziendali.

Ogni azienda gestisce ogni giorno un’enorme mole di documenti, dati e informazioni. Spesso disorganizzati, ridondanti, difficili da reperire o da proteggere. Con Imaging Group puoi trasformare la gestione documentale in un punto di forza strategico: efficiente, sicura, conforme alle normative e integrata nei tuoi flussi operativi.

Grazie alla nostra esperienza trentennale e a un approccio consulenziale su misura, ti accompagniamo nella digitalizzazione e nell’organizzazione dei processi documentali, semplificando il lavoro delle persone e aumentando il controllo a ogni livello.

Ridefiniamo insieme il sistema documentale per il benessere della tua azienda.

Come possiamo aiutarti nella gestione documentale

Il nostro supporto parte da un’analisi dettagliata dei flussi documentali, dei sistemi attualmente in uso e delle eventuali criticità operative o normative. Mappiamo ogni passaggio, dalle modalità di archiviazione alla gestione delle approvazioni, fino al trattamento dei dati sensibili, per individuare margini di miglioramento reali e immediatamente attuabili.

Lavoriamo fianco a fianco con il tuo team, per comprendere davvero le abitudini aziendali e costruire insieme un piano strategico di digitalizzazione e ottimizzazione. Ogni intervento è pensato per essere graduale, integrato e sostenibile, con un impatto positivo sia sui processi che sul carico operativo delle persone.

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Migrare da archivi cartacei a sistemi digitali certificati

Digitalizziamo gli archivi esistenti e li rendiamo accessibili da qualsiasi dispositivo, in piena conformità con le normative vigenti. Recuperi spazio fisico e migliori l’efficienza interna.

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Ridurre il carico operativo e gli errori umani

Automatizziamo le attività ripetitive, minimizziamo la possibilità di errore e rendiamo più fluido ogni processo documentale, dalla protocollazione alla classificazione.

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Garantire la conformità normativa

Implementiamo procedure e strumenti che assicurano la tracciabilità, l’integrità e la sicurezza dei dati, riducendo il rischio di sanzioni e aumentando la fiducia degli stakeholder.

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Automatizzare i flussi di approvazione, firma e archiviazione

Configuriamo workflow su misura che snelliscono la gestione delle pratiche e delle approvazioni, integrando firma digitale, timestamp e conservazione digitale a norma.

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Integrare la gestione documentale nei tuoi gestionali (ERP, CRM)

I nostri sistemi si interfacciano con le piattaforme già presenti in azienda, permettendo una gestione centralizzata, coerente e trasparente delle informazioni documentali.

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Archiviare e gestire documenti è più semplice con Imaging

L’esperienza maturata con istituti bancari, assicurazioni e grandi imprese ci consente di affrontare anche le sfide più articolate con metodo, visione e competenza. Non ci limitiamo a offrire una consulenza teorica: costruiamo soluzioni documentali concrete, scalabili e realmente integrabili nell’ecosistema IT del cliente, tenendo conto delle specificità operative, normative e organizzative di ciascuna realtà.

Partiamo da un’analisi dei flussi esistenti, per arrivare a un sistema documentale completamente ridefinito, efficiente e governabile, occupandoci direttamente di ogni fase del progetto.

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Mappatura dei processi e rilevazione delle criticità

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Progettazione della soluzione più adatta al contesto

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Configurazione personalizzata degli strumenti software

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Integrazione con i sistemi aziendali già in uso

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Formazione del personale, con sessioni operative e materiali dedicati

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Supporto costante e aggiornamenti nel tempo

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Conservazione digitale a norma, gestita all’interno del nostro data center certificato

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Con Imaging Group, hai un solo interlocutore che ti affianca in modo trasparente, affidabile e continuativo. Una guida tecnica e consulenziale in grado di semplificare la complessità, ridurre il rischio operativo e garantirti risultati misurabili nel tempo.

Il nostro servizio di digitalizzazione documentale

scopri la Digitalizzazione documentale

Scansione, classificazione, indicizzazione e conservazione a norma: ti affianchiamo passo dopo passo nella trasformazione dei tuoi archivi cartacei in sistemi digitali strutturati, accessibili e sicuri, capaci di integrarsi con i flussi documentali aziendali.

Partiamo da un’analisi preliminare del materiale da digitalizzare, per definire le priorità, i volumi, le modalità operative e le criticità da gestire. Procediamo quindi con la scansione ad alta qualità, la classificazione intelligente dei documenti (anche con OCR evoluto), l’indicizzazione secondo criteri personalizzati e la verifica formale e sostanziale dei dati. L’intero processo si conclude con la conservazione digitale a norma, attraverso il sistema LegalBunker, garantendo tracciabilità, conformità e integrità nel tempo.

Il risultato è un database consultabile in ogni momento, accessibile in pochi clic e protetto secondo i più alti standard di sicurezza, che consente di recuperare spazio fisico, migliorare l’efficienza operativa e ridurre in modo significativo il rischio di smarrimento, errore o duplicazione.

Il nostro Enterprise Content Management (ECM)

Un sistema centralizzato, sicuro e flessibile per gestire l’intero ciclo di vita dei documenti: dalla creazione alla conservazione, ogni fase del documento viene tracciata, monitorata e integrata in un unico ambiente digitale strutturato. Il nostro Enterprise Content Management (ECM) consente di caricare documenti da più fonti, definire workflow approvativi personalizzati, gestire revisioni e versioni, integrare sistemi di firma elettronica o grafometrica, fino all’archiviazione automatica e alla conservazione digitale a norma.

Tutto avviene all’interno di un sistema sicuro, con permessi granulari, audit trail, interfacce intuitive e accessi profilati per ogni utente o reparto. La flessibilità della piattaforma permette un’integrazione perfetta con i software esistenti, adattandosi ai processi organizzativi e rispettando eventuali vincoli normativi o di compliance. Una soluzione potente, ma semplice da usare, progettata per dare struttura, trasparenza e controllo a tutto il patrimonio documentale aziendale.

Vuoi migliorare la gestione documentale della tua azienda?

Affidati al nostro team per una consulenza documentale su misura, pensata per semplificare il presente e prepararti al futuro.

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